PROSEDUR MENERIMA TELEPON.

1. Bila telepon berdering, segera angkat dan jangan biarkan berdering lebih dari tiga kali.

2. Beri salam. PT. Ardhi Perkasa Selamat pagi / siang / malam, bisa dibantu……?

3. Bila si penelpon ingin dihubungan dengan karyawan, maka petugas menjawab dengan “ mohon ditunggu sebentar “.

4. Petugas menghubungi karyawan, “ selamat pagi / siang / malam pak/Ibu, ada telepon dari Bapak ....., mohon diterima”.

5. Bila karyawan tidak mau menerima maka petugas menjawab “ mohon maaf bapak / Ibu, …… …… tidak dapat dihubungi sedang meeting, mohon bapak/ ibu dapat membuat janji “.

6. Suara hendaknya jelas dan tenang, sehingga mudah didengar, hindari kata – kata dan cara yang kurang sopan.

7. berikan jawaban yang baik dan apabila tidak menguasai materi, berikan penjelasan dengan sopan dan ramah.

8. Bila ada pesan, catat semua pembicaraan telepon “ dari mana, dengan siapa, untuk siapa, kapan diterima, siapa penerima dan isi pesannya dan sampaikan segera kepada yang bersangkutan.

9. Tutup setiap penerima telepon dengan ucapan terima kasih dan berikan salam selamat pagi / siang / malam.

PERUSAHAAN OUTSOURCING